Con la llegada del 2018 todos nos cargamos de buenos propósitos y retos que queremos cumplir. Ir al gimnasio, cambiar de trabajo, comer más sano o pasar más tiempo con la familia son algunos de los deseos que queremos lograr. Para poder llegar a cumplir todos estos objetivos necesitamos tiempo y la única forma de conseguir este preciado tesoro es ser más productivos en nuestras tareas personales y profesionales.
Realizar las tareas en su momento y no dejarlas para más tarde nos permitirá ir arañando tiempo al día para disfrutar de nuestro ocio y tiempo libre. Ser productivo no significa correr para conseguir tus objetivos si al finalizar estos no eres capaz de disfrutar del resto del tiempo por el cansancio y el estrés generado.
1.Dedícate tiempo cada mañana
¿Eres de los que se levantan con el tiempo justo o por el contrario madrugas y te dedicas tiempo? A la hora de ser una persona productiva debemos instaurar uno de los mejores hábitos que existen en cuanto a productividad se refiere, se trata de ser una persona madrugadora.
Levantarse pronto aporta grandes beneficios a tu salud y tu productividad. Dedica tiempo para planificar las tareas que tienes que realizar durante el día o tu jornada laboral, si te es posible realiza algo de deporte, toma un desayuno equilibrado y que aporte la energía necesaria para tu actividad diaria.
En muchas ocasiones nos quedamos hasta altas horas de la noche pensando que así somos más productivos pero la verdad es que nuestro cerebro se encuentra fatigado y no somos del todo efectivos. Por la mañana nuestra mente ha descansado, está a pleno rendimiento y puede hacer esas tareas que tenías pendientes sin apenas distracciones externas.
2. Ordena el escritorio de trabajo.
Este es uno de los puntos que más discordia trae porque existen muchas opiniones al respecto. Para lograr ser una persona productiva tenemos que mantener un orden dentro de nuestros espacios de trabajo.
Ya sea en la oficina o en casa dedica tiempo a estructurar y ordenar el escritorio de trabajo, carpetas y archivos de tu ordenador…etc. Esta tarea te ayudará a ser mucho más eficaz y productivo día a día. No vale hacer trampas y guardar todo en un cajón del escritorio…
3. No dejes de hacer tareas que te lleven menos de 10 min.
Cuantas veces al día dices la frase “Esto lo hago más tarde” o “Lo dejo para después” y luego o no terminas de hacerlo o vas corriendo a última hora para terminar eso que dejaste a medias. Una pauta que te ayudará a empezar a ser más productivo es la regla de los 10 min.
Esta regla es muy simple, no dejes nunca de realizar esas tareas o acciones que te lleven menos de 10 min realizarlas (enviar un email, atender o dar explicaciones a un compañero, una tarea en casa o con la familia…etc. Con este pequeño hábito al final del día verás incrementada tu productividad.
4. Evita distracciones innecesarias para cumplir tus objetivos.
A la hora de planificar un proyecto o tarea tenemos que tener muy claro lo que queremos conseguir y el tiempo que le vamos a dedicar.
Evita tener el teléfono sonando con mensajes de whatsapp , ruidos externos, trabajar con la televisión encendida, revisando las redes sociales,etc porque dificultan la realización de tu tarea clave. Céntrate en lo que estás haciendo y concentra tu tiempo y esfuerzos en conseguir eso que te has marcado.
Las empresas buscan trabajadores que sean proactivos, que tengan la capacidad de solucionar conflictos y, que cuenten con la autonomía suficiente para realizar sus tareas, ya sea individualmente o en equipo. En la medida en la que tengas la posibilidad de realizar tu trabajo y organizar tu tiempo, aumentará tu productividad y conseguirás mejores resultados.
5. Regla del 80/20
Estoy seguro que conoces esta famosa regla del 80/20 pero si aún no estas familiarizado con ella te resumo su principal objetivo.
Esta regla dice que el 20% de una acción produce el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos. Traduciendo esto a un lenguaje que todos entendamos significa que de todas las actividades que realizamos a lo largo del día tan sólo un 20% aproximado de ellas producen el 80% de los resultados. Es decir, la mayor parte del día estamos ocupados haciendo tareas intrascendentes para la consecución de los resultados deseados.
Para poner en práctica esta regla tenemos que identificar ciertos puntos:
- Identificar ese 20% de las actividades que produce el 80% de los resultados.
- Administrar el tiempo para realzar a ese 20% de tareas
- El resto del 80% de tareas puedes delegarlas, eliminarlas o concentrarlas para otro momento.
Sintetizando esta regla del 80/20: visualiza y realiza sólo lo realmente importante y centra tus esfuerzos en hacerlo lo mejor posible. El resto menos importante lo eliminas, lo delegas o lo agrupas para hacerlo en otro momento.
6. Establece el tiempo que le dedicas a cada tarea.
Al hilo de la regla del 80/20, otra de las claves de la productividad personal y laboral es la de establecer el tiempo que le dedicamos a cada tarea.
Si identificamos lo importante de cada tarea para conseguir lograrla, podremos calcular de una forma real el tiempo que le tenemos que dedicar. Son muchas las ocasiones que nos sentamos frente al ordenador o a una tarea personal y pasamos mucho tiempo sin obtener nada. Cambia el modo de enfrentarte a cada tarea identificando lo importante de ella e invirtiendo el tiempo justo para desarrollarla. De esta forma esteremos consiguiendo tiempo al día para dedicarlo a nuestros hobbies.
7 . Tómate un descanso cada cierto tiempo.
Cuando hablamos en el primer punto de planificar el día cuando te levantes me refería también a que organices tus tiempos de descanso.
El cerebro, al igual que cualquier otra parte de nuestro cuerpo, necesita que demos un respiro. Deja algunos huecos en tu agenda para descansar y distraer la mente de esas tareas que realizas.
Una pausa para tomar una fruta, leer el periódico o dar un paseo ayudarán a nuestra mente a recuperar la energía necesaria para continuar con las tareas establecidas.
8. Estructura el trabajo en bloques
Una buena forma de empezar a organizarte y estructurar las tareas de la semana es con una organización en bloques.
Esta estructura es muy sencilla y te permite ir implementándola de una forma progresiva cada semana. Las ventajas que tiene este tipo de organización son:
- La reducción de los tiempos muertos
- Optimizar el desarrollo de tareas
- Simplificar la organización del tiempo y tareas
Ejemplo de planificación en bloques semanales:
- La primera semana: Bloques de 30 minutos, descansos de 10 minutos.
- La segunda semana: Bloques de 45 minutos, descansos de 15 minutos.
- La tercera semana: Bloques de 60 minutos, descansos de 15 minutos.
9. El deporte será tu mejor aliado
Para liberar la mente y buscar el equilibrio creo que no existe mejor aliado que el deporte. Realizar deporte ayuda a generar la “droga de la felicidad” que son las endorfinas, aumentan la productividad y la creatividad.
Incorpora el deporte en tus rutinas semanales, que forme parte de tu vida. Al igual que en otros aspectos profesionales y personales márcate una meta.
Resumen de los 9 consejos para mejorar la productividad personal y profesional:
1.Dedícate tiempo cada mañana
2.Estructura el trabajo en bloques
3.Regla del 80/20
4. Establece el tiempo que le dedicas a cada tarea.
5. Ordena el escritorio de trabajo.
6.Evita distracciones innecesarias para cumplir tus objetivos.
7. No dejes de hacer tareas que te lleven menos de 10 min.
8.Tómate un descanso cada cierto tiempo.
9.El deporte será tu mejor aliado
Estos son algunos de los hábitos que utilizo para aumentar la productividad cotidiana. Hay una gran cantidad de métodos que nos ayudan a mejorar nuestras tareas diaria y proyectos.
¿Qué hábitos y consejos utilizas en tu día a día para mejorar tu productividad? Estaré encantado de comentarlos contigo.